Pengiriman suku cadang ke AS melibatkan begitu banyak dokumen. Saya melihat banyak klien khawatir tentang pengajuan ISF. Mereka takut denda besar atau penundaan karena batas waktu yang sederhana.
Untuk menghindari denda, Anda harus mengajukan Importer Security Filing (ISF) setidaknya 24 jam sebelum suku cadang undercarriage (komponen bawah) dimuat ke kapal di pelabuhan luar negeri. Ini adalah batas waktu ketat dari Bea Cukai dan Perlindungan Perbatasan AS (CBP).
"Aturan 24 jam" ini 1 hanyalah permulaan. Memahami detail di balik ISF adalah kunci untuk melindungi rantai pasokan Anda. Mari kita jelajahi apa arti pengajuan ini sebenarnya.
Apa tujuan dari Importer Security Filing (ISF)?
Saya sering mendengar klien bertanya, "Mengapa bea cukai membutuhkan formulir lain?" Sepertinya hanya lebih banyak dokumen yang rumit. Tetapi ISF sebenarnya memiliki peran keamanan yang sangat spesifik.
Importer Security Filing (ISF), juga dikenal sebagai "10+2," adalah langkah-langkah keamanan. Ini memberikan informasi kargo lanjutan 2 kepada Bea Cukai dan Perlindungan Perbatasan AS (CBP). Data ini membantu mereka mengidentifikasi pengiriman berisiko tinggi 3 sebelum tiba di Amerika Serikat.
Ketika saya pertama kali mulai mengekspor ke AS lebih dari 20 tahun yang lalu, aturannya berbeda. Serangan 9/11 mengubah keamanan perdagangan global selamanya. Aturan ISF, yang sepenuhnya diimplementasikan pada tahun 2009, adalah akibat langsung dari peristiwa ini.
Saya memberi tahu klien saya, terutama manajer pengadaan seperti David Miller yang menghargai efisiensi, untuk menganggapnya sebagai penyaringan keamanan awal. Sebelum aturan ini, bea cukai sering tidak tahu apa yang ada di dalam kontainer sampai tiba di pelabuhan. Sekarang, mereka memiliki gambaran terperinci sebelum kapal meninggalkan pelabuhan saya di Tiongkok.
Klien saya benci kejutan dan penundaan. Saya selalu menjelaskan ISF dengan menguraikan elemen "10+2". Ini membantu mereka memahami mengapa kami, sebagai produsen, dan mereka, sebagai importir, perlu memberikan data tertentu.
10 Elemen Data dari Importir
Saya menyuruh tim saya untuk segera mengumpulkan bagian data kami. Importir atau pialang mereka kemudian harus mengumpulkan dan mengirimkan semua 10 item.
| Elemen Data | Siapa yang Menyediakan (Biasanya) | Mengapa Itu Dibutuhkan |
|---|---|---|
| 1. Importer of Record Number | Importir / Pialang | Mengidentifikasi pihak yang bertanggung jawab atas impor. |
| 2. Consignee Number | Importir / Pialang | Mengidentifikasi siapa yang akan menerima kiriman. |
| 3. Seller (Nama & Alamat) | Kami (Dingtai) | CBP perlu mengetahui asal penjualan. |
| 4. Buyer (Nama & Alamat) | Importir | Mengidentifikasi perusahaan yang membeli barang. |
| 5. Manufacturer (Nama & Alamat) | Kami (Dingtai) | Keamanan melacak kembali ke pabrik produksi. |
| 6. Ship To Party | Importir | Lokasi pengiriman akhir untuk suku cadang. |
| 7. Country of Origin | Kami (Dingtai) | Tempat suku cadang (misalnya, track roller / roller rantai) dibuat. |
| 8. HTS Code (6 digit) | Importir / Pialang | Mengklasifikasikan barang (misalnya, 8431.49.90 untuk suku cadang kami). |
| 9. Container Stuffing Location | Kami (Dingtai) | Alamat pasti tempat kontainer dikemas. |
| 10. Consolidator | Freight Forwarder | Pihak yang mengelompokkan kiriman. |
Kemudian, saya jelaskan bahwa 2 elemen berasal dari jalur pelayaran (pengangkut). Ini adalah Vessel Stow Plan dan Container Status Messages (CSM). Bagian ini bukan pekerjaan importir, tetapi melengkapi gambaran keamanan untuk CBP.
Dengan mengumpulkan data ini lebih awal, kami tidak hanya mematuhi. Kami membantu CBP fokus pada ancaman nyata, bukan pada pengiriman track chain (rantai trek) ekskavator saya yang sah. Pengajuan ISF yang lancar berarti kargo kami dianggap "berisiko rendah." Inilah yang dibutuhkan distributor volume tinggi saya untuk menjaga inventaris mereka tetap bergerak.
Siapa yang bertanggung jawab untuk mengajukan ISF – saya atau freight forwarder saya?
Ini adalah poin kebingungan yang paling umum saya lihat. Seorang klien berasumsi forwarder mereka "mengurus semuanya." Kemudian, pemberitahuan denda tiba, dan permainan saling menyalahkan dimulai.
Importer of Record (Importir yang Tercatat) pada akhirnya dan secara hukum bertanggung jawab atas pengajuan ISF yang tepat waktu dan akurat. Meskipun importir hampir selalu mendelegasikan tugas ini kepada pialang bea cukai atau freight forwarder 4, tanggung jawab hukum tetap berada pada importir.
Saya membuat ini sangat jelas dalam komunikasi saya. Saya memberi tahu klien AS saya, "Anda adalah Importir yang Tercatat. Tanggung jawab ada pada Anda." Ini bukan untuk menakut-nakuti mereka. Ini untuk melindungi mereka.
Pikirkan seperti ini: Saya, sebagai produsen (Dingtai), memberikan detail "Seller" dan "Manufacturer". Freight forwarder Anda bertindak sebagai agen Anda. Anda mempekerjakan mereka untuk mengajukan ISF atas nama Anda. Untuk melakukan ini, Anda harus memberi mereka Surat Kuasa (POA) 5.
Tetapi mengapa CBP menganggap importir bertanggung jawab? Karena importir adalah entitas yang membawa barang ke AS. Forwarder hanyalah penyedia layanan. Jika forwarder melakukan kesalahan atau mengajukan terlambat, CBP melihatnya sebagai importir yang melakukan kesalahan.
Inilah mengapa saya menekankan pentingnya memilih pialang bea cukai yang baik. Saya telah melihat klien mencoba menghemat beberapa dolar pada pialang, hanya untuk membayar $5.000 sebagai denda ISF. Itu sama sekali tidak sebanding dengan risikonya.
Daftar Periksa Saya untuk Importir
Saya telah mengekspor suku cadang undercarriage selama lebih dari 20 tahun. Berikut adalah saran yang saya berikan kepada klien saya untuk mengelola tanggung jawab ini:
- Periksa Pialang Anda: Saya selalu bertanya kepada mereka, "Apakah pialang Anda ahli dalam ISF? Apakah mereka memiliki sistem otomatis untuk mengajukan dan mengonfirmasi? Apakah mereka tersedia 24/7?"
- Berikan Data Lebih Awal: Saya mengirim faktur komersial, packing list 6, dan detail lokasi stuffing (pemadatan kontainer) kepada klien saya dan pialang mereka segera setelah kontainer dipesan. Saya tidak menunggu.
- Konfirmasi Pengajuan: Saya memberi tahu klien saya untuk mendapatkan nomor konfirmasi atau pesan penerimaan dari pialang mereka untuk setiap pengiriman. Jangan hanya berasumsi itu sudah diajukan. Saya meminta mereka untuk meneruskan konfirmasi ini kepada saya untuk catatan kami.
- Komunikasikan Perubahan Segera: Jika jadwal produksi saya berubah dan lokasi stuffing kontainer berpindah, saya segera memberi tahu klien dan pialang. Data itu harus benar pada ISF.
Saya memiliki klien baru di Texas tahun lalu. Mereka menggunakan pialang baru yang murah untuk menghemat uang. Kami mengirim drive sprocket (gigi penggerak). Pialang lupa mengajukan ISF. Kontainer ditahan di Pelabuhan Houston selama dua minggu dan klien mendapat denda $5.000. Mereka kehilangan pelanggan akhir mereka. Itu adalah situasi yang mengerikan. Sekarang, mereka menggunakan pialang tingkat atas dan menyalin saya pada setiap konfirmasi pengajuan. Itu adalah pelajaran sulit yang saya coba bantu hindari oleh semua klien baru saya.
Apa saja denda jika ISF diajukan terlambat atau dengan informasi yang salah?
Aturan 24 jam bukanlah saran yang ramah; itu adalah hukum yang ketat. Saya telah melihat kerusakan finansialnya. Mengabaikan batas waktu ini adalah salah satu kesalahan paling mahal dalam impor.
CBP dapat mengeluarkan denda likuidasi (penalti) 7 sebesar $5.000 per pelanggaran untuk pengajuan ISF yang terlambat, tidak akurat, atau tidak lengkap. Selain denda, ketidakpatuhan juga dapat memicu penahanan kargo, pemeriksaan bea cukai intensif 8, dan penundaan pengiriman yang signifikan.
Angka $5.000 menarik perhatian semua orang. Tetapi sebagai pemasok, saya tahu biaya sebenarnya jauh lebih tinggi. Denda $5.000 hanyalah permulaan. Saya menjelaskan kepada klien saya bahwa kita harus menghindari ini bagaimanapun caranya, karena efek berantainya dapat merusak seluruh bisnis mereka.
Biaya Sebenarnya dari ISF yang Terlambat
Ketika seorang klien menghadapi denda, kerusakannya melampaui satu denda.
- Denda: Ini yang jelas. $5.000 untuk satu pengajuan yang terlambat. CBP secara teori dapat mengeluarkan denda $5.000 lagi untuk ketidakakuratan, dengan total $10.000, meskipun $5.000 adalah yang paling umum.
- Penahanan Kargo: Inilah yang saya takuti untuk klien saya. Jika ISF terlambat, CBP akan sering menempatkan pesan "Do Not Load" pada kargo. Jika sudah di atas air, mereka akan menahannya di pelabuhan AS.
- Pemeriksaan Intensif: ISF yang terlambat adalah bendera merah besar. Itu membuat CBP curiga. Mereka jauh lebih mungkin menargetkan kontainer suku cadang bulldozer (dozer / buldoser) itu untuk pemeriksaan intensif, seperti X-ray (VACIS) atau bahkan pembongkaran penuh dan inspeksi manual. Saya telah melihat pemeriksaan ini menambah biaya tambahan $1.000 hingga $3.000.
- Biaya Pelabuhan: Ketika sebuah kontainer ditahan, ia tidak dapat meninggalkan terminal. Ini berarti biaya demurrage (penyimpanan pelabuhan) dan detention (sewa kontainer) demurrage (port storage) and detention (container rental) fees 9 mulai menumpuk. Ini bisa mencapai $100-$200 per hari. Penahanan selama satu minggu adalah $1.000 atau lebih.
- Gangguan Rantai Pasokan: Ini adalah pembunuh yang tak terlihat. Klien saya David di AS memiliki pelanggan (lokasi konstruksi, tambang) yang menunggu track roller (roller rantai) itu. Jika kiriman saya tertunda dua minggu, pelanggannya akan membeli dari pesaing. Saya mungkin kehilangan distributor, dan dia mungkin kehilangan pelanggan nya. Kepercayaan rusak.
Berikut adalah rincian sederhana dari potensi biaya:
| Jenis Denda | Biaya Langsung (Perkiraan) | Biaya Tidak Langsung (Dampak) |
|---|---|---|
| Denda Likuidasi | $5.000 per pelanggaran | Kerugian finansial segera. |
| Penahanan Kargo / "Do Not Load" | $0 (awal) | Menghentikan pengiriman di asal atau tujuan. |
| Pemeriksaan Bea Cukai Intensif | $500 – $3.000+ | Biaya logistik tambahan, potensi kerusakan barang. |
| Demurrage/Detention | $100 – $200+ per hari | Biaya penyimpanan di pelabuhan. |
| Gangguan Rantai Pasokan | (Bervariasi) | Kehilangan penjualan, reputasi rusak, mesin menganggur. |
Saya selalu memberi tahu klien: CBP bisa bersikap masuk akal jika ini adalah kesalahan pertama kali. Mereka memiliki pedoman mitigasi. Tetapi Anda tidak boleh mengandalkan ini. Strategi terbaik adalah kepatuhan 100%.
Informasi spesifik apa yang perlu saya berikan kepada forwarder saya untuk pengajuan ISF?
Untuk mengajukan tepat waktu, Anda harus memiliki data yang tepat siap. Saya melihat klien bergegas mencari informasi pada menit terakhir. Ini menciptakan kepanikan dan mengarah pada kesalahan.
Anda harus memberikan kepada forwarder Anda 10 elemen data ISF. Item kunci termasuk nomor Importir/Penerima, nama dan alamat Produsen/Penjual, Negara Asal, kode HTS, dan Lokasi Stuffing Kontainer. Pemasok Anda (produsen) menyediakan banyak dari detail ini.
Sebagai produsen, saya merasa itu adalah tanggung jawab saya untuk membuat ini mudah bagi klien saya. Tim saya di Dingtai memiliki Prosedur Operasi Standar (SOP) untuk ini. Kami tidak menunggu klien untuk bertanya.
Ketika seorang klien seperti David memesan bulldozer idler (idler / roda penegang rantai), proses ISF dimulai untuk kami pada saat itu. Begitu kami memesan kontainer dengan jalur pelayaran, tim logistik saya menyiapkan "Lembar Data ISF." Kami mengirim ini ke klien dan pialang mereka segera.
Lembar Data ISF Kami (Apa yang Kami Sediakan)
1. Seller: Fujian Dingtai Machinery Co., Ltd. (dengan alamat terdaftar lengkap kami).
2. Manufacturer: (Ini sama dengan penjual bagi kami, karena kami adalah pabrik). Fujian Dingtai Machinery Co., Ltd. (dengan alamat pabrik lengkap kami).
3. Country of Origin: Tiongkok.
4. Container Stuffing Location: Alamat pabrik kami di Nanan, Fujian, Tiongkok. Ini sangat penting.
5. Consolidator: Nama forwarder/gudang tempat kami mengirim LCL (jika itu bukan kontainer penuh).
Apa yang Kami Butuhkan dari Anda (Importir)
Saya memberi tahu klien saya, "Saya akan mengirimkan 5 bagian data saya. Anda harus memberikan 5 bagian data Anda kepada pialang Anda."
| Data yang Diberikan oleh Importir | Data yang Diberikan oleh Produsen (Dingtai) |
|---|---|
| Importer of Record Number (misalnya, EIN) | Nama & Alamat Penjual |
| Consignee Number | Nama & Alamat Produsen |
| Nama & Alamat Pembeli | Negara Asal |
| Nama & Alamat Pihak yang Dikirim (Ship To Party) | Lokasi Stuffing Kontainer |
| HTS Code (Kode Tarif) | Nama & Alamat Konsolidator (jika LCL) |
Nasihat terpenting yang dapat saya berikan adalah tentang waktu. Aturannya adalah 24 jam sebelum pemuatan 10. Itu bukan 24 jam sebelum berlayar. Saya telah melihat kapal di pelabuhan di Xiamen yang memuat kargo selama beberapa hari.
Saya memberi tahu klien saya: "Berikan data ini kepada pialang Anda setidaknya 48 hingga 72 jam sebelum hari pemuatan yang dijadwalkan."
Mengapa saya begitu ketat tentang ini?
- Alasan 1: Jika data salah (misalnya, salah ketik pada alamat), pialang punya waktu untuk memperbaikinya dan mengajukan ulang.
- Alasan 2: Jalur pelayaran mungkin memajukan waktu pemuatan. Jika Anda menunggu batas 24 jam, Anda mungkin sudah terlambat.
- Alasan 3: Hari libur. Pabrik kami di Tiongkok mungkin buka, tetapi kantor pialang di AS mungkin tutup. Pengajuan lebih awal menghindari semua ini.
Saya memiliki kiriman track chain (rantai trek) yang menuju ke Los Angeles. Klien berencana mengajukan 30 jam sebelumnya. Tetapi pelabuhan padat, dan pengangkut memuat kontainer 12 jam lebih awal untuk mempercepat. Klien melewatkan batas waktu. Sejak saat itu, saya mendorong semua orang untuk mengajukan setidaknya 48 jam sebelumnya. Itu satu-satunya penyangga aman.
Kesimpulan
Pengajuan ISF tidak bersifat opsional. Untuk menghindari denda $5.000 dan penundaan, Anda harus mengajukan secara akurat setidaknya 24 jam sebelum pemuatan. Bekerja sama erat dengan pemasok dan pialang Anda.
Catatan Kaki
1. Penjelasan resmi CBP tentang batas waktu ISF 24 jam. ↩︎
2. Detail tentang apa yang merupakan data kargo lanjutan untuk penyaringan keamanan. ↩︎
3. Bagaimana CBP menggunakan data untuk menargetkan dan menilai kargo berisiko tinggi. ↩︎
4. Mendefinisikan peran pialang dan forwarder dalam proses impor. ↩︎
5. Menjelaskan tujuan hukum dari Surat Kuasa Bea Cukai (Customs Power of Attorney). ↩︎
6. Panduan untuk dokumen pengiriman penting yang diperlukan untuk perdagangan internasional. ↩︎
7. Halaman resmi CBP tentang denda ISF dan denda likuidasi. ↩︎
8. Tinjauan berbagai jenis pemeriksaan bea cukai CBP. ↩︎
9. Menjelaskan perbedaan antara biaya demurrage dan detention dalam pengiriman. ↩︎
10. Klarifikasi tentang batas waktu "sebelum pemuatan" versus "sebelum berlayar". ↩︎