Klaim garansi ditolak. Anda mengira kerusakan tersebut ditanggung. Namun, bahasa kontrak yang tidak jelas justru merugikan Anda ribuan dolar untuk biaya perbaikan dan waktu henti operasional (downtime). Kontrak Anda harus benar-benar jelas sebelum Anda menandatanganinya.
Selama 20 tahun saya di Dingtai, saya telah melihat pembeli kehilangan uang karena garansi yang buruk. Kontrak yang baik harus mendefinisikan dengan jelas durasi (berdasarkan jam kerja dan bulan), apa yang ditanggung (cacat produksi), apa yang dikecualikan (keausan atau penyalahgunaan), dan proses tepat untuk mengajukan klaim.
Ini terdengar sederhana, tetapi detailnya adalah tempat pemasok menyembunyikan risiko. Anda perlu tahu apa yang harus dicari untuk melindungi bisnis Anda. Mari kita bedah apa saja yang perlu Anda tuntut dalam kontrak Anda.
Jenis kegagalan apa yang harus dicakup secara eksplisit, seperti cacat material dan pengerjaan?
Track roller baru Anda retak dalam 100 jam pemakaian. Pemasok menyalahkan "pengoperasian". Anda tahu itu adalah cacat produksi. Bagaimana Anda membuktikannya dan mendapatkan penggantian dengan cepat tanpa perdebatan?
Saya selalu menyarankan pelanggan saya untuk mendapatkan detail spesifik. Garansi Anda harus menyatakan secara eksplisit bahwa ia mencakup "cacat material dan pengerjaan (workmanship)". Ini tidak bisa ditawar. Ini berarti suku cadang tersebut gagal karena kami, pabrikan, melakukan kesalahan, bukan karena Anda menggunakannya.
Bagian kontrak ini adalah inti dari garansi. Ini adalah janji utama pemasok. Namun kata-kata ini saja tidak cukup. Anda harus mendefinisikan apa artinya.
Apa itu "Cacat Material"?
Ini berarti bahan baku yang digunakan untuk membuat suku cadang tersebut buruk. Pemasok mungkin mencoba menghemat uang dengan menggunakan paduan baja yang lebih murah, atau baja itu sendiri memiliki kotoran (impuritas).
- Contoh: Sebuah track shoe retak menjadi dua karena baja tersebut rapuh.
- Contoh: Roller shell memiliki kantong udara kecil (porositas) dari proses pengecoran yang buruk, menyebabkannya gagal saat menerima tekanan.
Kontrak Anda harus menyatakan bahwa suku cadang akan bebas dari cacat material yang mencegahnya berfungsi dengan benar.
Tuntut Spesifikasi, Bukan Janji Umum
Kesalahan besar yang saya lihat adalah menerima "garansi undercarriage keseluruhan". Ini terlalu samar. Track chain dan track roller memiliki tugas yang sangat berbeda dan tingkat keausan yang berbeda pula.
Pemasok yang baik akan memberikan syarat garansi yang berbeda untuk suku cadang yang berbeda. Misalnya, mereka mungkin menawarkan 4000 jam untuk roller tetapi 3000 jam untuk chain. Ini bukan pertanda buruk; ini adalah tanda kejujuran dan pemahaman teknis.
Berikut adalah tabel sederhana yang harus Anda minta, yang mendefinisikan jenis kegagalan yang ditanggung.
| Komponen | Cacat Material yang Ditanggung (Contoh) | Cacat Pengerjaan yang Ditanggung (Contoh) |
|---|---|---|
| Track Chain | Pengecoran link mengandung impuritas, menyebabkan retakan. | Pin atau bushing tidak dipasang (press-in) dengan benar, sehingga terlepas. |
| Track Roller | Baja pada roller shell terlalu lunak. | Seal rusak selama perakitan, menyebabkan kebocoran oli. |
| Idler | Fork logam memiliki retakan tersembunyi dari hasil cor. | Bearing tidak dilumasi atau tidak disegal dengan benar di pabrik. |
| Drive Sprocket | Paduan baja tidak tepat, membuat gigi menjadi lemah. | Perlakuan panas (heat treatment) tidak merata, menciptakan titik lunak pada gigi. |
Terakhir, kontrak harus menyatakan apa yang akan dilakukan pemasok. Jika ditemukan cacat, apakah mereka hanya akan mengirim suku cadang baru? Atau apakah mereka juga akan membayar biaya pengiriman dan tenaga kerja untuk memasangnya? Sebagai pembeli, Anda harus mendorong opsi perbaikan atau penggantian 1, termasuk biaya pengiriman dan tenaga kerja untuk cacat yang sudah jelas.
Kondisi apa, seperti pemasangan yang tidak tepat atau penggunaan abnormal, yang akan membatalkan garansi?
Mesin Anda mogok. Anda mengajukan klaim garansi. Pemasok menolaknya, menunjuk pada klausul samar tentang "penggunaan abnormal". Sekarang Anda tidak memiliki suku cadang pengganti dan tidak ada garansi.
Dari sudut pandang pabrik kami, kami harus melindungi diri kami sendiri dari klaim yang disebabkan oleh penyalahgunaan. Tetapi Anda butuh perlindungan dari alasan yang tidak jelas. Saya bersikeras agar kontrak kami mencantumkan tepatnya kondisi apa yang akan membatalkan garansi. "Penggunaan abnormal" terlalu kabur; tuntut contoh yang spesifik.
Daftar pengecualian ini sama pentingnya dengan daftar cakupan. Pemasok yang baik akan memiliki daftar yang masuk akal. Pemasok yang buruk akan menggunakan kata-kata samar untuk menciptakan celah hukum.
Tujuan Anda adalah membuat daftar ini sespesifik dan seadil mungkin.
Pengecualian Garansi yang Adil dan Umum
Setiap garansi akan memiliki pengecualian. Berikut adalah hal-hal yang standar dan adil dalam industri kami:
- Pemasangan yang Tidak Tepat: Suku cadang dipasang tanpa mengikuti manual pabrikan 2. Misalnya, menggunakan alat yang salah atau tidak mengencangkan baut ke torsi yang benar.
- Perawatan yang Tidak Tepat: Pembeli gagal melakukan perawatan rutin. Ini adalah poin besar. Jika Anda tidak menjaga kebersihan undercarriage atau tidak memeriksa tegangan rantai (track tension), Anda dapat menyebabkan kegagalan yang bukan kesalahan pabrikan.
- Salah Aplikasi / Beban Berlebih: Menggunakan mesin untuk pekerjaan yang tidak sesuai desainnya. Misalnya, menggunakan ekskavator standar di lingkungan pembongkaran ekstrem (demolition) 3, atau terus-menerus melebihi kapasitas beban mesin.
- Penyalahgunaan Operator: Ini termasuk hal-hal seperti pengoperasian kecepatan tinggi saat mundur, mengemudi di atas benda tajam secara tidak perlu, atau membuat track "berputar" di tempat (spinning).
- Kecelakaan atau Bencana Alam: Garansi tidak mencakup kerusakan akibat tabrakan, kebakaran, atau banjir.
- Menggunakan Suku Cadang Non-Resmi: Jika Anda memodifikasi undercarriage dengan suku cadang dari pemasok lain, hal itu dapat membatalkan garansi pada komponen terkait.
Hubungkan Pengecualian dengan Tugas Perawatan Spesifik
Untuk membuat ini adil, kontrak harus jelas tentang tanggung jawab Anda. Ini sebenarnya membantu Anda dengan membuat daftar periksa yang jelas.
Saya merekomendasikan tabel dalam kontrak yang menghubungkan tanggung jawab pembeli 4 dengan garansi.
| Tugas Perawatan Pembeli | Frekuensi (Contoh) | Bagaimana Ini Melindungi Garansi |
|---|---|---|
| Periksa Track Tension | Harian | Kegagalan menjaga tegangan yang benar (terlalu kencang atau longgar) adalah "perawatan yang tidak tepat" dan membatalkan garansi pada rantai, roller, dan idler. |
| Periksa Kebocoran/Kerusakan | Harian | Tidak menghentikan pekerjaan saat ditemukan kebocoran dapat menyebabkan kegagalan kecil menjadi kegagalan total, yang mungkin tidak ditanggung. |
| Bersihkan Undercarriage | Sesuai kebutuhan (Harian di lumpur) | Tanah dan kotoran yang memadat (packing) dapat menyebabkan tekanan dan keausan ekstrem. Ini sering didefinisikan sebagai "penggunaan abnormal". |
| Gunakan Pelumas yang Benar | Sesuai Manual | Menggunakan gemuk atau oli yang salah dapat merusak seal dan bearing, sehingga membatalkan garansi. |
Jika Anda memiliki tabel ini, Anda memiliki panduan yang jelas. Anda dapat membuktikan bahwa Anda telah melakukan bagian Anda, sehingga lebih sulit bagi pemasok untuk menolak klaim.
Haruskah kontrak menentukan bahwa garansi tidak mencakup keausan normal?
Track shoe Anda mulai menipis setelah 1.000 jam kerja. Ini normal. Tetapi jika bahasa garansinya samar, Anda mungkin akan berdebat dengan pemasok Anda tentang apa arti "kegagalan".
Ya, tentu saja. Sebagai produsen, saya harus mengecualikan keausan normal. Garansi mencakup kegagalan, bukan penggunaan bertahap. Kontrak yang baik melindungi kita berdua: mencegah saya membayar biaya operasional Anda, dan mencegah Anda mengandalkan garansi yang tidak akan terpenuhi.
Ini adalah titik kebingungan yang paling umum antara pembeli dan pemasok. Anda harus memiliki definisi yang sangat jelas tentang "kegagalan garansi" versus "keausan normal" 5.
Mendefinisikan "Kegagalan Garansi" vs. "Keausan Normal"
Kontrak perlu menjelaskan perbedaan ini.
-
Kegagalan Garansi: Ini adalah kejadian mendadak di mana suku cadang pecah atau berhenti bekerja jauh sebelum masa pakai yang diharapkan. Hal ini disebabkan oleh cacat material atau pengerjaan.
- Contoh: Roller shell retak menjadi dua pada 500 jam.
- Contoh: Gigi drive sprocket patah pada 200 jam.
- Contoh: Pin track patah.
-
Keausan Normal (Wear and Tear): Ini adalah pengurangan material secara bertahap saat suku cadang melakukan tugasnya. Ini adalah biaya operasional yang diharapkan, seperti membeli bahan bakar. Ini bukan cacat.
- Contoh: Grouser bar pada track shoe perlahan aus dari ketinggian 100% ke 20% selama 3.000 jam.
- Contoh: Gigi drive sprocket perlahan menjadi "runcing" atau "menipis" karena bergesekan dengan track chain.
- Contoh: Diameter internal bushing perlahan melebar karena berputar pada pin.
Pemasok profesional (seperti Dingtai) sering kali dapat memberi Anda "tabel keausan" 6 atau perkiraan "masa pakai yang diharapkan" dalam kondisi normal. Ini bukan garansi. Ini adalah dasar untuk membantu Anda merencanakan perawatan.
Mengapa Ini Melindungi Anda, Sang Pembeli
Mungkin terasa aneh menginginkan pengecualian ini, tetapi ini adalah tanda pemasok profesional.
- Kejujuran: Pemasok yang menjanjikan garansi untuk "keausan" adalah berbohong. Mereka akan menolak klaim Anda nanti atau bangkrut.
- Mengelola Ekspektasi: Anda tahu bahwa Anda harus menganggarkan biaya untuk mengganti suku cadang yang aus. Garansi adalah asuransi Anda terhadap kegagalan yang tidak terduga dan prematur.
- Memperkuat Klaim Anda: Ketika cacat nyata benar-benar terjadi (seperti link yang retak), pemasok tidak dapat berargumen bahwa itu hanya "keausan". Kontrak secara jelas memisahkan keduanya.
Berikut adalah tabel yang harus ada dalam kontrak Anda untuk membuat perbedaan ini menjadi nyata.
| Komponen | Keausan Normal (TIDAK Ditanggung) | Cacat Garansi (DITANGGUNG) |
|---|---|---|
| Track Shoe | Grouser bar perlahan aus. Lubang baut sedikit melebar seiring waktu. | Shoe retak menjadi dua atau patah pada lubang baut. |
| Idler | Permukaan jalan (tempat rantai berjalan) perlahan aus. | Idler bocor oli karena seal yang buruk. Fork atau bracket retak. |
| Track Bushing | Diameter luar perlahan aus karena kontak dengan sprocket. | Bushing terbelah atau retak secara memanjang. |
Dengan menyatakan secara eksplisit bahwa keausan normal tidak ditanggung, Anda membuat kontrak yang lebih kuat dan lebih dapat ditegakkan untuk hal-hal yang memang ditanggung.
Bagaimana cara memastikan syarat garansi jelas, adil, dan dapat ditegakkan secara hukum?
Anda memiliki kontrak yang ditandatangani. Tapi isinya 20 halaman istilah hukum (jargon) 7 yang ditulis oleh pengacara pemasok. Saat Anda menghadapi masalah, Anda baru menyadari bahwa kontrak tersebut membingungkan dan tidak dapat ditegakkan.
Saya telah bekerja dengan pembeli B2B global seperti David selama puluhan tahun. Kontrak tidak berguna jika tidak jelas dan adil. Saya merekomendasikan untuk selalu menentukan durasi (jam dan bulan), solusi (remedy) (suku cadang, tenaga kerja, atau pengembalian dana), dan proses penyelesaian sengketa 8.
Di sinilah semuanya menyatu. Kontrak yang baik bukan tentang kata-kata yang rumit; ini tentang jawaban yang sederhana dan jelas untuk pertanyaan-pertanyaan dasar. Jika Anda tidak dapat memahaminya, itu adalah kontrak yang buruk.
Gunakan bahasa yang sederhana ("Plain English"). 9 Setiap kalimat harus mudah dimengerti. Sebagai pemasok, saya ingin pelanggan saya memahami garansi tersebut. Hal ini membangun kepercayaan.
Penegakan Hukum
Terakhir, selalu minta tim hukum 10 Anda sendiri untuk meninjau kontrak, terutama dalam perdagangan internasional.
- Hukum yang Berlaku: Hukum negara mana yang berlaku? Ini harus dinyatakan.
- Bahasa yang Lugas: Jika Anda membaca sebuah kalimat dan tidak memahaminya, tuntut agar kalimat tersebut ditulis ulang dengan istilah yang sederhana. Mitra yang baik akan melakukan ini. Pemasok yang menolak berarti menyembunyikan sesuatu.
Garansi bukan sekadar selembar kertas. Ia adalah fondasi kepercayaan Anda pada pemasok. Kontrak yang jelas, adil, dan dapat ditegakkan adalah tanda bahwa Anda bekerja dengan mitra profesional.
Kesimpulan
Kontrak garansi yang kuat bukanlah kemewahan; itu adalah kebutuhan. Gunakan poin-poin ini untuk melindungi investasi Anda, memastikan waktu operasional, dan membangun kemitraan dengan pemasok yang dapat Anda percayai.
Catatan Kaki
1. Penjelasan tentang solusi standar seperti perbaikan atau penggantian dalam garansi komersial. ↩︎
2. Mengapa mengikuti manual servis resmi sangat penting untuk menjaga validitas garansi peralatan. ↩︎
3. Memahami bahaya dan tekanan yang dialami ekskavator di lingkungan pembongkaran (demolition). ↩︎
4. Tinjauan kewajiban umum pembeli yang diperlukan untuk menjaga kontrak komersial tetap valid. ↩︎
5. Definisi hukum dan interpretasi umum tentang keausan normal dalam pengaturan industri. ↩︎
6. Panduan untuk membaca dan menggunakan tabel batas keausan undercarriage untuk perencanaan perawatan. ↩︎
7. Istilah hukum umum yang ditemukan dalam kontrak bisnis dan arti sebenarnya. ↩︎
8. Metode penyelesaian sengketa komersial, termasuk arbitrase dan mediasi. ↩︎
9. Manfaat menggunakan bahasa sederhana dalam dokumen hukum untuk meningkatkan kejelasan dan kepercayaan. ↩︎
10. Pentingnya melibatkan penasihat hukum dalam proses pengadaan dan kontrak. ↩︎