Anda memercayai pemasok Anda, tetapi masalah-masalah kecil terus bermunculan. Anda merasa terputus. Masalah-masalah kecil ini membesar. Pengiriman yang tertunda menghentikan lini layanan Anda. Komponen yang tidak konsisten gagal, merusak reputasi Anda. Saya yakin pertemuan tinjauan yang terstruktur dan rutin adalah solusinya.
Pertemuan tinjauan rutin dengan pemasok suku cadang undercarriage sangatlah penting. Pertemuan ini membangun kepercayaan, memastikan kontrol kualitas, dan meningkatkan komunikasi. Pertemuan ini membantu menyelaraskan tujuan bisnis, meninjau metrik kinerja, dan menyelesaikan masalah kecil sebelum masalah tersebut menjadi kegagalan besar dan mahal.
Pertemuan ini lebih dari sekadar obrolan. Pertemuan ini adalah inti dari rantai pasokan yang kuat dan andal 1. Sebagai produsen (Dingtai) dengan pengalaman lebih dari 20 tahun, saya telah melihat secara langsung bagaimana proses ini membedakan kemitraan yang baik dari yang buruk. Inilah cara kami bekerja dengan mitra seperti David Miller di AS. Mari kita jelajahi mengapa pertemuan-pertemuan ini begitu berharga.
Topik apa yang harus kita bahas dalam pertemuan rutin ini?
Anda menjadwalkan pertemuan, tetapi rasanya seperti membuang-buang waktu. Anda berbicara tentang cuaca dan pesanan terakhir, tetapi tidak ada yang mendalam. Tanpa agenda yang jelas, masalah sebenarnya terlewatkan. Anda menutup telepon dengan perasaan frustrasi. Saya selalu menyiapkan agenda yang terfokus. Ini memastikan kami membahas poin-poin penting.
Pertemuan pemasok yang baik harus mencakup beberapa area utama. Diskusikan status pesanan saat ini dan logistik, tinjau kualitas produk dan umpan balik teknis apa pun, serta periksa tingkat inventaris terhadap perkiraan di masa mendatang. Selain itu, bahas pembaruan produk baru dan diskusikan tujuan strategis jangka panjang.
Saya tahu bahwa bagi para pemimpin pengadaan, ambiguitas adalah musuh. Anda memerlukan data yang konkret. Ketika saya duduk bersama mitra jangka panjang saya, kami tidak hanya "berbincang". Kami mengaudit seluruh hubungan, dimulai dengan kebutuhan yang paling mendesak.
Saya tahu Anda khawatir tentang kehabisan stok. Anda tidak bisa membiarkan ekskavator multi-ton Anda menganggur hanya karena track roller (rol rantai) seharga $200 hilang. Topik pertama yang selalu kami bahas adalah Inventaris dan Perkiraan. Anda memberi tahu saya proyeksi Anda untuk kuartal berikutnya. Saya menunjukkan kepada Anda jadwal produksi saya dan stok saat ini dari item permintaan tinggi Anda (seperti track chain atau sprocket (gigi penggerak) tertentu). Dengan cara ini, kami dapat mengidentifikasi kesenjangan sebelum itu terjadi.
Selanjutnya, kami mendalami Kualitas dan Umpan Balik Teknis. Di sinilah Anda, sebagai pelanggan, harus benar-benar jujur. Apakah sekumpulan gigi penggerak menunjukkan keausan yang tidak biasa? Apakah pemasangan pada idler (rol penegang) baru sempurna? Saya menginginkan umpan balik ini. Sebagai produsen bersertifikat ISO9001 2, tim saya dan saya menggunakan data ini untuk memeriksa proses perlakuan panas 3 atau sumber bahan baku 4 kami. Kami tidak dapat memperbaiki masalah yang tidak kami ketahui. Ini membangun kepercayaan.
Kami juga membahas Pengembangan Produk dan Pembaruan Pasar. Saya mungkin akan berbagi bahwa kami memiliki paduan baru untuk gigi bucket kami yang menunjukkan daya tahan 15% lebih baik di lingkungan abrasi tinggi. Ini memungkinkan Anda untuk merencanakan inventaris Anda, menghindari pembelian model lama, dan menawarkan teknologi terbaru kepada pelanggan Anda sendiri.
Terakhir, kami meninjau Dukungan Purna Jual dan Garansi. Jika Anda memiliki klaim garansi, seberapa cepat respons kami? Apakah prosesnya jelas? Tujuan saya di Dingtai adalah membuat proses ini tidak menyakitkan. Kami mengonfirmasi prosedur sehingga Anda memiliki keyakinan penuh.
Berikut adalah agenda sederhana yang sering saya sarankan kepada mitra saya:
Contoh Agenda Pertemuan
| Kategori Topik | Pertanyaan Utama yang Diajukan (Anda) | Apa yang Saya Sediakan (Pemasok) |
|---|---|---|
| Tinjauan Operasi | Bagaimana status Pesanan Pembelian (PO) terbuka saya? | Laporan pelacakan dan produksi lengkap. |
| Inventaris & Perkiraan | Saya memperkirakan akan membutuhkan 500 roller (rol rantai) pada Kuartal 3. Dapatkah Anda memenuhinya? | Tingkat stok saya saat ini dan waktu tunggu. |
| Kualitas & Umpan Balik | Kami mengalami masalah dengan batch #123. Apa penyebabnya? | Laporan teknis lengkap dan rencana tindakan korektif 5. |
| Perencanaan Strategis | Adakah produk baru atau opsi penghematan biaya? | Pembaruan pada Litbang, tren pasar, dan harga. |
Bagaimana pertemuan ini dapat membantu kita secara proaktif mengatasi potensi masalah?
Anda terus-menerus memadamkan api. Pengiriman terlambat. Komponen gagal. Anda selalu bereaksi, tidak pernah merencanakan. Mode reaktif ini membuat stres dan mahal. Ini menyebabkan waktu henti dan pelanggan marah. Saya menemukan bahwa pertemuan ini mengalihkan fokus kita dari "bereaksi" menjadi "mencegah." Kami menyelesaikan masalah saat masih kecil.
Pertemuan rutin menciptakan transparansi. Dengan berbagi perkiraan dan data kualitas, pemasok dapat melihat konflik produksi lebih awal. Komunikasi proaktif ini memungkinkan kedua belah pihak untuk menyesuaikan jadwal, mengelola inventaris, atau memperbaiki masalah teknis sebelum berdampak pada rantai pasokan atau pengguna akhir.
Satu-satunya titik sakit terbesar yang saya dengar dari pembeli berpengalaman adalah ketidakpastian. Pemasok yang "menghilang" adalah liabilitas. Filosofi saya dibangun di atas transparansi. Pertemuan ini adalah kesempatan kita untuk menyalakan semua lampu.
Mari jujur, masalah pasti akan terjadi. Itu hanya fakta dari manufaktur global 6. Sebuah kontainer tertahan di pelabuhan. Harga bahan baku melonjak. Kuncinya bukanlah apakah itu terjadi, tetapi bagaimana kita menanganinya.
Menangkap Api Saat Masih Berupa Percikan
Saya memperlakukan tinjauan ini sebagai sistem peringatan dini kami. Misalnya, dalam pertemuan kami, Anda mungkin menyebutkan peraturan lingkungan lokal baru di negara bagian Anda. Ini mungkin berarti Anda memerlukan komponen dengan pelapisan tertentu. Dengan memberi tahu saya ini sebelum menjadi kebutuhan mendesak, tim Litbang saya (kami memiliki lebih dari 20 teknisi) dapat mulai mencari sumber dan menguji. Ini adalah perencanaan proaktif.
Ini berhasil dua arah. Saya dapat berbagi intelijen pasar 7 dari pihak saya. Saya mungkin berkata, "Biaya baja diproyeksikan naik 10% kuartal berikutnya karena kebijakan penambangan baru." Ini adalah peringatan strategis. Ini memberi Anda kesempatan untuk melakukan pemesanan yang lebih besar sekarang dengan harga saat ini. Ini dapat menghemat uang Anda secara signifikan.
Proses ini mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah sebelum meningkat. Contoh yang bagus adalah kualitas.
Anda mungkin berkata, "Linda, sekumpulan track pad (bantalan rantai) terakhir tampaknya lebih cepat aus di segmen pelanggan kami dengan tanah berbatu."
Alih-alih ini menjadi keluhan besar enam bulan kemudian, kami mengatasinya sekarang. Saya membawa umpan balik itu langsung ke teknisi saya. Kami menarik laporan kualitas untuk batch tersebut. Kami menganalisis komposisi material. Mungkin kami menemukan itu digunakan di luar aplikasi yang dimaksudkan. Atau mungkin kami menemukan sedikit penyimpangan dalam perlakuan panas kami. Kami kemudian dapat menyesuaikan spesifikasi untuk pesanan Anda berikutnya. Ini adalah peningkatan berkelanjutan (continuous improvement) 8 dalam tindakan.
Inilah cara kami menghindari kejutan besar dan mahal.
Haruskah kita meninjau indikator kinerja utama (KPI) seperti pengiriman tepat waktu dan tingkat penerimaan kualitas?
Anda merasa pemasok Anda baik-baik saja, tetapi Anda tidak memiliki angka. Semuanya didasarkan pada firasat. Ketika seorang manajer meminta laporan, Anda tidak dapat membuktikan nilai mereka. Anda juga tidak dapat menunjukkan di mana mereka gagal. Saya suka data. Saya percaya "apa yang diukur, itulah yang dikelola."
Ya, meninjau Indikator Kinerja Utama (KPI) sangat penting. Metrik seperti Pengiriman Tepat Waktu (OTD), Tingkat Penerimaan Kualitas, dan Tingkat Pemenuhan Pesanan (Order Fill Rate) memberikan data objektif. Data ini menghilangkan emosi dan membantu kedua belah pihak mengidentifikasi dan melacak peningkatan atau penurunan kinerja dunia nyata.
Dalam 20 tahun saya dalam bisnis ini, saya telah melihat banyak kemitraan gagal karena harapan yang rusak. KPI hanyalah cara untuk menuliskan harapan tersebut dan mengukurnya. Mereka menyelaraskan tujuan kami. Tujuan saya adalah menjadi pemasok terbaik Anda. Tujuan Anda adalah tidak mengalami waktu henti. KPI menunjukkan kepada kita di mana kita bertemu.
Metrik ini bukan tentang menyalahkan. Ini tentang fakta. Sebagai produsen langsung, kami melakukan inspeksi kualitas 100% sebelum komponen kami meninggalkan pabrik. Kami melacak data kami. Kami ingin membaginya dengan Anda.
Ketika saya bekerja dengan distributor baru, kami menyetujui metrik ini sejak awal. Berikut adalah yang utama yang kami lacak:
KPI Pemasok Inti
| Metrik KPI | Apa yang Diukur | Mengapa Penting bagi Anda |
|---|---|---|
| Pengiriman Tepat Waktu (OTD) 9 | Persentase pesanan yang dikirimkan pada tanggal yang dijanjikan. | Ini adalah titik sakit yang besar. Komponen yang terlambat menghentikan pekerjaan pelanggan Anda. |
| Tingkat Penerimaan Kualitas | Persentase komponen yang lolos inspeksi masuk Anda. | Mengukur konsistensi kami. Anda tidak boleh mengembalikan komponen yang buruk. |
| Tingkat Pemenuhan Pesanan | Persentase pesanan yang dikirimkan lengkap (tanpa backorder). | Menunjukkan manajemen inventaris kami. Anda membutuhkan set komponen lengkap. |
| Waktu Respons | Berapa lama waktu yang dibutuhkan tim saya untuk menjawab pertanyaan teknis. | Ketika Anda memiliki mesin yang macet, Anda membutuhkan jawaban cepat. |
Selama tinjauan kami, kami tidak hanya melihat angka. Kami melihat kisah di baliknya.
Misalnya, jika Pengiriman Tepat Waktu kami turun dari 99% menjadi 95% kuartal lalu, kami mendalaminya. Saya dapat menunjukkan kepada Anda, "Ini disebabkan oleh penutupan pelabuhan dua minggu di Shanghai." Kami kemudian dapat mendiskusikan solusi. Mungkin kita harus membangun stok penyangga ekstra satu minggu untuk Anda. Atau kita bisa membagi pengiriman antara dua pelabuhan yang berbeda.
Data ini memungkinkan kami untuk melakukan percakapan tingkat tinggi. Kami berhenti berbicara tentang satu pesanan yang terlambat. Kami mulai berbicara tentang meningkatkan seluruh sistem logistik untuk semua pesanan di masa mendatang. Beginilah cara kami membangun rantai pasokan yang tangguh 10 bersama-sama.
Seberapa sering pertemuan tinjauan ini harus diadakan (misalnya, triwulanan, tahunan)?
Anda ingin bertemu, tetapi Anda sibuk. Pemasok Anda sibuk. Mencari waktu itu sulit, jadi tidak pernah terjadi. Setahun berlalu. Kesalahpahaman kecil kini telah menjadi masalah besar. Saya yakin frekuensinya tergantung pada hubungan. Tetapi itu harus menjadi jadwal yang rutin, terkunci. Konsistensi adalah kuncinya.
Untuk sebagian besar hubungan B2B yang strategis, tinjauan triwulanan (quarterly) adalah ideal. Ini cukup sering untuk menangkap masalah lebih awal tetapi tidak terlalu sering sehingga menjadi beban. Tinjauan tahunan juga harus diadakan untuk perencanaan strategis tingkat tinggi dan negosiasi kontrak.
Tidak ada satu jawaban "sempurna" untuk ini, tetapi saya dapat berbagi apa yang paling cocok untuk mitra saya. Ritme yang tepat tergantung pada kompleksitas bisnis Anda.
Seluruh tujuannya adalah untuk memperkuat hubungan dan membangun kepercayaan. Anda tidak dapat membangun kepercayaan dengan satu pertemuan setahun.
Menemukan Ritme yang Tepat
Saya umumnya merekomendasikan sistem dua tingkat untuk mitra saya:
1. Tinjauan Bisnis Triwulanan (QBR)
2. Tinjauan Strategis Tahunan
Pertemuan Triwulanan (setiap 3 bulan) adalah yang paling penting. Ini adalah pertemuan "kerja" kami. Di sinilah kami meninjau KPI dari 90 hari terakhir. Kami membahas item agenda yang kami bahas sebelumnya: umpan balik kualitas, kinerja pengiriman, dan perkiraan jangka pendek. Ini cukup sering untuk menangkap masalah lebih awal. Jika kita menunggu 6 bulan, masalah kualitas kecil dapat memengaruhi dua atau tiga produksi penuh. Pemeriksaan triwulanan menghentikan pendarahan.
Pertemuan Tahunan (sekali setahun) berbeda. Ini tingkat tinggi. Di sinilah kami terbang untuk menemui Anda, atau Anda datang ke pabrik kami di Tiongkok. (Ini adalah sesuatu yang selalu saya dorong!) Pertemuan ini untuk strategi gambaran besar. Kami meninjau sepanjang tahun. Kami membahas pembaruan kontrak, program OEM baru yang mungkin Anda ikut tender, atau investasi besar yang kami (Dingtai) lakukan dalam teknologi baru.
Berikut adalah bagaimana saya melihat perbedaannya:
Frekuensi dan Tujuan Pertemuan
| Jenis Pertemuan | Frekuensi | Tujuan Utama | Peserta |
|---|---|---|---|
| Pemeriksaan Taktis | Bulanan (sesuai kebutuhan) | Menyelesaikan masalah mendesak (misalnya, "Di mana PO #456?") | Agen pembelian Anda, dukungan penjualan saya. |
| Tinjauan Triwulanan | Setiap 3 Bulan | Tinjau KPI, periksa perkiraan, selesaikan tren kualitas. | Anda (Direktur Pembelian), Saya (Linda). |
| Tinjauan Tahunan | Sekali Setahun | Strategi jangka panjang, negosiasi kontrak, rencana Litbang. | Kepemimpinan Anda, tim teknis dan senior saya. |
Untuk mitra utama yang membeli volume besar dan mengandalkan komponen kami untuk mereknya, tinjauan triwulanan tidak dapat dinegosiasikan. Itu adalah detak jantung kemitraan kami. Ini memastikan kami membangun hubungan kolaboratif yang sejati, bukan hanya serangkaian transaksi.
Kesimpulan
Dalam pengalaman saya, pertemuan-pertemuan ini adalah alat paling berharga yang kami miliki. Mereka mengubah transaksi pemasok sederhana menjadi kemitraan yang kuat dan abadi yang dibangun di atas data dan kepercayaan.
Catatan Kaki
1. Baca tentang dasar-dasar manajemen rantai pasokan yang kuat. ↩︎
2. Pelajari apa arti menjadi produsen bersertifikat ISO 9001 untuk kualitas. ↩︎
3. Panduan tentang proses perlakuan panas untuk komponen logam industri. ↩︎
4. Praktik terbaik untuk sumber bahan baku yang etis dan berkelanjutan. ↩︎
5. Lihat cara menerapkan rencana tindakan korektif yang efektif. ↩︎
6. Ikhtisar tren saat ini di sektor manufaktur global. ↩︎
7. Menggunakan intelijen pasar untuk keputusan pengadaan yang lebih baik. ↩︎
8. Penjelasan peningkatan berkelanjutan (Kaizen) dalam manufaktur. ↩︎
9. Definisi Pengiriman Tepat Waktu (OTD) sebagai KPI rantai pasokan utama. ↩︎
10. Strategi untuk membangun rantai pasokan yang tangguh terhadap gangguan. ↩︎