Menandatangani kontrak yang lemah untuk suku cadang undercarriage? Itu risiko besar. Saya telah melihat pembeli rugi ribuan dolar. Kontrak yang kuat adalah perlindungan terbaik Anda. Mari kita susun satu.
Kontrak suku cadang ekskavator Anda harus memiliki beberapa klausul utama. Anda memerlukan spesifikasi detail, standar kualitas yang jelas, syarat pengiriman yang ketat dengan penalti, dan cakupan garansi yang kokoh. Sertakan juga syarat pembayaran, aturan inspeksi, dan cara penyelesaian sengketa. Hal-hal ini melindungi investasi Anda.
Kontrak lebih dari sekadar kertas; itu adalah jaring pengaman Anda, terutama dalam perdagangan global 1. Detailnya sangat penting. Kita bisa membedah bagian-bagian paling kritis satu per satu. Ini akan membantu Anda menghindari kesalahan umum yang saya lihat dilakukan pembeli setiap hari.
Haruskah kontrak memiliki lampiran lembar spesifikasi produk yang detail?
Pernah menerima suku cadang yang hampir pas? Itu tidak berguna. Ketidakcocokan ini menghentikan seluruh operasi Anda. Lampiran, yang disebut ‘Lampiran’ atau ‘lembar spesifikasi 2‘, mencegah bencana ini.
Ya, mutlak. Lembar spesifikasi yang detail bukan opsional; itu sangat penting. Lampiran ini harus mencantumkan nomor suku cadang yang tepat, model mesin yang kompatibel seperti ‘Komatsu PC200’, material, dan dimensi utama. Ini adalah inti dari perjanjian tersebut.
Kontrak yang tidak jelas adalah teman baik pemasok dan mimpi buruk pembeli. Saya pernah bekerja dengan pembeli baru, sebut saja David, yang membeli suku cadang untuk armada rentalnya. Dia menandatangani kontrak yang hanya tertulis "Track link untuk CAT 320." Pabrik mengiriminya link yang secara teknis untuk 320, tetapi model lama. Pitch-nya salah. Suku cadang itu sama sekali tidak berguna baginya. Mesinnya mati selama berminggu-minggu, dan dia kehilangan kontrak rental besar.
Inilah sebabnya mengapa lembar spesifikasi, yang sering disebut "Lampiran A" atau "Lampiran Teknis," adalah bagian terpenting dari pesanan pembelian. Lembar ini harus dilampirkan secara hukum dan dirujuk dalam kontrak utama.
Apa Itu Lembar Spesifikasi?
Lembar spesifikasi adalah dokumen teknis. Dokumen ini mencantumkan semua detail presisi dari produk yang Anda beli. Ini menghilangkan semua ambiguitas. Jika Anda dan pemasok sama-sama menandatanganinya, pemasok secara hukum wajib mengirimkan tepat apa yang ada di kertas tersebut. Ini bukan brosur penjualan. Ini adalah komitmen yang mengikat.
Informasi Utama yang Harus Disertakan
Lembar Anda harus detail. Jangan beri ruang untuk menebak. Saya selalu mendesak pelanggan saya untuk mengonfirmasi poin-poin ini dengan saya agar kami berdua terlindungi.
- Part Number (Nomor Suku Cadang): Sertakan nomor suku cadang OEM 3 (misalnya, "Caterpillar 123-456") dan nomor suku cadang pemasok (misalnya, "Dingtai DT-789").
- Kompatibilitas Mesin: Cantumkan merek dan model mesin yang tepat. Contoh: "Komatsu PC200-8" atau "Hitachi ZX330-3."
- Spesifikasi Material: Ini sangat krusial. Jangan hanya katakan "baja." Jadilah spesifik: "Track Shoe: 25MnB baja mangan tinggi 4." "Pin: Baja 40Cr."
- Dimensi Utama: Untuk suku cadang seperti track chain, Anda harus mencantumkan "link pitch 5." Untuk pin, cantumkan diameternya. Ini mencegah masalah yang dihadapi pembeli saya, David.
- Kekerasan & Perlakuan: Tentukan heat treatment 6 (perlakuan panas) yang diperlukan. Contoh: "Track link dikeraskan dengan induksi hingga HRC 50-55."
Kekuatan Hukum Lembar Spesifikasi
Dengan menjadikan ini sebagai lampiran, lembar tersebut memperoleh kekuatan hukum. Anda harus menambahkan klausul dalam kontrak utama yang menyatakan: "Semua produk harus secara ketat sesuai dengan detail teknis yang tercantum dalam Lampiran A. Penyimpangan apa pun merupakan pelanggaran material terhadap kontrak ini 7."
Ini juga memungkinkan Anda menambahkan solusi. Saya merekomendasikan ini: "Dalam hal ketidaksesuaian dengan Lampiran A, Penjual harus menyediakan suku cadang pengganti dan menanggung semua biaya pengiriman terkait (termasuk pengembalian dan pengiriman ulang) tanpa biaya kepada Pembeli." Klausul ini memastikan pemasok menanggapi kebutuhan teknis Anda dengan serius.
Contoh Entri Lembar Spesifikasi
| Parameter | Spesifikasi | Catatan Pembeli |
|---|---|---|
| Nama Produk | Track Link Assembly (Sealed and Greased) | Harus dirakit lengkap |
| Nomor Suku Cadang | Dingtai DT-200TL / Komatsu 20Y-32-00016 | Harus sesuai OEM atau setara yang disetujui |
| Model Mesin | Komatsu PC200-7, PC200-8 | Cantumkan semua model yang kompatibel |
| Material | 40MnB (Baja Paduan) | Minta laporan komposisi material |
| Link Pitch | 190mm | Pengukuran kritis. Harus tepat. |
| Kekerasan | HRC 48-52 (Induction Hardened) | Harus memberikan sertifikat heat treatment |
Bagaimana saya harus mendefinisikan standar kualitas, kriteria inspeksi, dan syarat garansi?
Suku cadang yang gagal prematur memakan biaya dua kali lipat. Anda membayar untuk suku cadang dan waktu henti (downtime). Janji kualitas yang tidak jelas dari staf penjualan tidak ada harganya. Anda memerlukan standar tertulis yang jelas dan terukur.
Anda harus menentukan kualitas menggunakan standar internasional seperti ISO 9001 dan metrik teknis spesifik, seperti ‘kekerasan HRC50+ untuk track shoe.’ Kontrak juga harus merinci hak Anda untuk menginspeksi, periode penerimaan, dan durasi garansi yang spesifik.
Ketika saya memulai bisnis ini lebih dari 20 tahun yang lalu, saya melihat banyak kontrak yang hanya tertulis "kualitas tinggi." Ini tidak berarti apa-apa. Itu adalah istilah pemasaran, bukan istilah hukum. Jika suku cadang gagal, pemasok bisa saja mengatakan, "Kami rasa ini sudah kualitas tinggi." Anda tidak punya cara untuk mendebatnya.
Pembeli profesional, seperti klien jangka panjang saya, tahu bahwa kualitas harus didefinisikan. Harus berupa angka. Harus sesuatu yang bisa Anda ukur. Ini adalah satu-satunya cara untuk meminta pertanggungjawaban pemasok.
Mendefinisikan Standar Kualitas
Jangan menerima istilah yang tidak jelas. Kontrak Anda harus memiliki bagian "Kualitas" dengan persyaratan spesifik dan terukur.
- Sertifikasi: Minimal, wajibkan pemasok beroperasi di bawah sistem manajemen kualitas bersertifikat ISO 9001 8. Ini menunjukkan mereka memiliki proses yang konsisten.
- Tolok Ukur Teknis: Di sinilah Anda menggunakan data dari lembar spesifikasi Anda. Rujuk secara langsung.
- Contoh Standar Terukur:
- "Semua track roller harus memiliki kekerasan permukaan HRC 52-58."
- "Semua material track shoe harus baja 25MnB dengan kekerasan HRC 48-52."
- "Semua lasan harus 100% bebas dari retakan atau porositas."
Inspeksi dan Kriteria Penerimaan
Anda harus memiliki hak untuk memeriksa barang. Jangan membayar saldo akhir sampai setelah Anda memeriksa suku cadangnya.
- Periode Inspeksi: Kontrak harus memberi Anda jangka waktu tertentu. Menurut saya 7-10 hari kerja setelah barang tiba di gudang Anda adalah waktu yang adil.
- Apa yang Harus Diperiksa: Kontrak Anda harus menyatakan bahwa Anda akan menginspeksi:
- Kuantitas: Apakah daftar kemasan sesuai dengan yang Anda terima?
- Tampilan: Apakah ada retakan yang terlihat, deformasi, atau kerusakan pengiriman?
- Spesifikasi: Apakah nomor suku cadang dan dimensi utama sesuai dengan lembar spesifikasi Anda?
- Proses Penolakan: Bagaimana Anda melaporkan masalah? Kontrak harus menyatakan: "Pembeli harus memberi tahu Penjual secara tertulis (email dengan foto) tentang ketidaksesuaian apa pun dalam periode inspeksi 10 hari. Jika tidak ada pemberitahuan yang dikirim, barang dianggap diterima."
- Pengujian Pihak Ketiga: Untuk pesanan besar, tambahkan ini: "Pembeli berhak mengirim sampel acak ke laboratorium independen untuk pengujian. Jika suku cadang gagal memenuhi standar di Lampiran A, Penjual harus menanggung biaya penuh pengujian dan penggantian barang yang tidak sesuai."
Menyusun Klausul Garansi yang Kuat
Garansi adalah perlindungan Anda setelah penerimaan.
- Durasi Spesifik: Jangan menerima garansi "seumur hidup." Itu hanya taktik pemasaran. Jadilah spesifik. Standar tipikal adalah:
- Track Roller, Idler, Sprocket: 2000 jam kerja atau 12 bulan, mana yang lebih dulu.
- Track Chain / Shoe: 1500 jam kerja atau 6-12 bulan.
- Apa yang Dicakup: Klausul harus menyatakan bahwa garansi mencakup "cacat material dan pengerjaan."
- Apa yang Tidak Dicakup: Adil untuk mengecualikan "keausan normal, pemasangan yang tidak tepat, kesalahan operator, atau kerusakan akibat kecelakaan."
- Solusi: Ini adalah bagian terpenting. Apa yang terjadi jika suku cadang gagal? "Jika suku cadang gagal selama masa garansi karena cacat manufaktur, Penjual harus menyediakan suku cadang pengganti yang baru. Penjual juga harus menanggung biaya angkut laut untuk suku cadang pengganti ke pelabuhan yang ditentukan Pembeli."
Daftar Periksa Klausul Kualitas & Garansi
| Bagian Klausul | Poin Utama yang Harus Disertakan | Contoh Kalimat |
|---|---|---|
| Standar Kualitas | Metrik Terukur | "Semua suku cadang harus memenuhi standar ISO 9001. Kekerasan track roller harus HRC 52-58." |
| Inspeksi | Jangka Waktu | "Pembeli memiliki waktu 10 hari kerja setelah pengiriman untuk inspeksi visual dan kuantitas." |
| Penerimaan | Proses Penolakan | "Pemberitahuan ketidaksesuaian harus dikirim secara tertulis dengan bukti foto." |
| Masa Garansi | Durasi Spesifik | "2000 jam atau 12 bulan dari tanggal Bill of Lading, mana yang lebih dulu." |
| Lingkup Garansi | Cakupan | "Hanya mencakup cacat manufaktur. Mengecualikan pemasangan yang tidak tepat." |
| Solusi Garansi | Tugas Pemasok | "Pemasok harus menyediakan suku cadang pengganti gratis (CIF Port Pembeli) dalam waktu 30 hari." |
Klausul apa yang harus saya sertakan untuk penalti keterlambatan pengiriman?
Pemasok Anda terlambat. Lagi. Mesin Anda menganggur, dan pelanggan Anda marah. Tanpa klausul penalti, Anda tidak memiliki posisi tawar. Anda hanya bisa menunggu.
Anda harus menyertakan klausul ‘Liquidated Damages’ untuk keterlambatan pengiriman. Klausul ini harus merinci penalti harian atau mingguan, biasanya persentase dari nilai barang yang terlambat, dengan batas maksimum. Ini bukan hukuman, melainkan kompensasi yang adil.
Sebagai produsen, saya mengerti bahwa produksi terkadang mengalami penundaan. Namun sebagai mitra bisnis, saya juga mengerti bahwa tanggal pengiriman saya adalah janji. Bagi pembeli seperti David, yang menjalankan bisnis distribusi, keterlambatan dari saya menyebabkan reaksi berantai kegagalan bagi pelanggannya.
Tanggal pengiriman dalam kontrak tanpa penalti bukanlah tenggat waktu. Itu hanya saran. Klausul penalti, yang sering disebut "Liquidated Damages," adalah satu-satunya cara untuk membuat tanggal tersebut bermakna. Ini menunjukkan bahwa pemasok menanggapi jadwal Anda dengan serius.
Mengapa Disebut "Liquidated Damages"?
Istilah ini penting. Secara hukum ini bukan "penalti" atau hukuman. Penalti dirancang untuk menghukum. Liquidated damages dirancang untuk mengompensasi pembeli atas kerugian yang mungkin timbul (seperti waktu henti, kehilangan penjualan) tanpa harus membuktikan jumlah pastinya di pengadilan. Ini membuatnya jauh lebih mudah untuk ditegakkan.
Cara Menyusun Klausul
Klausul ini harus sangat jelas dan sederhana.
- Tentukan Tanggal Pengiriman: Jadilah spesifik. "Penjual harus mengirimkan barang pada atau sebelum [30 November 2025]." Atau "Tanggal pengiriman adalah 45 hari setelah Penjual menerima pembayaran di muka."
- Tentukan Penalti: Ini adalah intinya. "Dalam hal keterlambatan pengiriman yang disebabkan oleh Penjual, Penjual harus membayar liquidated damages kepada Pembeli."
- Tetapkan Tarif: Tarif harus berupa persentase dari nilai barang yang terlambat, bukan seluruh kontrak. Tarif umum adalah 0,5% (nol koma lima persen) per hari keterlambatan.
- Tetapkan Batas Maksimum: Kontrak yang adil memiliki batas maksimum. Ini melindungi pemasok dari penalti yang lebih besar dari kontrak itu sendiri. Batas umum adalah 10% dari total nilai kontrak.
Berikut contoh lengkapnya:
"Jika Penjual gagal mengirimkan barang sesuai tanggal pengiriman yang disepakati, Penjual harus membayar liquidated damages kepada Pembeli sebesar 0,5% dari nilai barang yang terlambat untuk setiap hari keterlambatan. Total liquidated damages tidak boleh melebihi 10% dari total nilai kontrak. Jumlah ini dapat dipotong oleh Pembeli dari pembayaran apa pun yang jatuh tempo kepada Penjual."
Hak untuk Membatalkan
Bagaimana jika keterlambatannya terlalu lama? Klausul penalti juga harus memberi Anda "jalan keluar."
Tambahkan kalimat ini:
"Jika keterlambatan melebihi 15 (lima belas) hari kalender, Pembeli berhak untuk membatalkan kontrak ini dan menuntut pengembalian penuh atas pembayaran di muka yang telah dilakukan."
Ini adalah perlindungan utama Anda. Ini mencegah Anda terjebak menunggu selamanya.
Pengecualian "Force Majeure"
Pemasok yang baik akan meminta klausul "Force Majeure" atau "Keadaan Kahar." Ini adil. Klausul ini membebaskan pemasok dari keterlambatan yang disebabkan oleh peristiwa di luar kendali mereka.
- Apa yang termasuk: Gempa bumi besar, banjir, perang, lockdown pandemi mandat pemerintah.
- Apa yang TIDAK boleh termasuk: "Kenaikan harga bahan baku," "kekurangan tenaga kerja," atau "kerusakan peralatan pabrik." Ini adalah risiko bisnis normal yang harus dikelola pemasok, bukan Anda.
Klausul tersebut harus mewajibkan pemasok untuk memberi Anda pemberitahuan tertulis segera (misalnya, dalam waktu 3 hari) dengan bukti kejadian tersebut.
Apakah penting untuk menentukan hukum yang mengatur dan metode penyelesaian sengketa?
Tidak ada yang suka memikirkan masalah. Tapi bagaimana jika ada ketidaksepakatan yang serius? Anda berada di AS, pemasok Anda di China. Siapa yang menyelesaikannya?
Ya, ini adalah salah satu klausul paling kritis dalam kontrak internasional. Ini menentukan hukum negara mana yang berlaku dan bagaimana Anda akan menyelesaikan sengketa. Mengabaikan hal ini sangat berisiko dan dapat membuat kontrak Anda tidak dapat ditegakkan.
Ketika Anda membeli di dalam negeri, ini sederhana. Tetapi dalam perdagangan global, ini adalah risiko besar. Jika Anda memiliki masalah serius—misalnya, pemasok menolak untuk memenuhi garansi pada pesanan senilai $100.000—apa yang Anda lakukan?
Jika kontrak Anda tidak mencantumkannya, Anda berada dalam mimpi buruk hukum. Bisakah Anda menuntut mereka di negara asal Anda? Ya, tetapi keputusannya kemungkinan besar tidak berharga. Perintah pengadilan AS tidak dapat dengan mudah ditegakkan di China. Bisakah Anda menuntut mereka di negara mereka? Ya, tapi prosesnya sangat lambat, mahal, dan Anda akan beroperasi dalam sistem hukum asing.
Klausul ini menyelamatkan Anda dari kekacauan itu. Ini menyediakan jalur yang jelas dan telah disepakati sebelumnya untuk menyelesaikan masalah.
Hukum yang Mengatur: Aturan Siapa yang Berlaku?
Klausul ini menyatakan hukum negara mana yang akan digunakan untuk menafsirkan kontrak.
- Negara Pemasok (misal: China): Ini paling umum saat membeli dari China. Sebagai pemasok terkemuka, kami (Dingtai) merasa nyaman dengan ini karena kami tahu hukumnya dan yakin dengan produk kami.
- Negara Pembeli (misal: USA): Ini sering kali sulit diterima oleh pemasok karena mereka tidak terbiasa dengan hukum Anda.
- Negara Ketiga yang Netral (misal: Singapura, Swiss): Ini adalah kompromi yang baik, tetapi bisa rumit.
- CISG: Pilihan yang seringkali lebih baik adalah memilih Konvensi PBB tentang Kontrak untuk Penjualan Barang Internasional (CISG) 9. Baik AS maupun China telah menandatangani perjanjian ini. Ini adalah seperangkat aturan seimbang yang dirancang khusus untuk perdagangan internasional.
Penyelesaian Sengketa: Pengadilan vs. Arbitrase
Ini bahkan lebih penting daripada Hukum yang Mengatur. Ini menentukan bagaimana Anda akan berdebat. Anda memiliki dua pilihan utama:
- Litigasi (Pengadilan): Ini ide yang buruk. Seperti disebutkan, menuntut di pengadilan secara internasional lambat, terbuka untuk publik, dan putusannya sangat sulit ditegakkan.
- Arbitrase: Ini adalah pilihan yang tepat untuk perdagangan internasional.
Arbitrase adalah persidangan swasta. Kedua belah pihak menyetujui seorang ahli (seorang arbiter) atau panel untuk mendengarkan kasus tersebut dan membuat keputusan akhir yang mengikat.
Mengapa lebih baik? Karena adanya Konvensi New York 10. Ini adalah perjanjian global (ditandatangani oleh AS, China, dan 160+ negara lainnya) yang menyatakan bahwa semua negara anggota harus menegakkan putusan arbitrase.
Ini berarti putusan arbitrase yang mengikat dari China mudah ditegakkan di pengadilan AS, dan putusan dari AS dapat ditegakkan di pengadilan China. Ini memiliki kekuatan nyata.
Cara Menulis Klausul
Klausul Anda harus sangat spesifik. Jangan gunakan kalimat yang tidak jelas.
"Kontrak ini akan diatur oleh Konvensi PBB tentang Kontrak untuk Penjualan Barang Internasional (CISG). Setiap sengketa yang timbul dari kontrak ini akan diajukan ke China International Economic and Trade Arbitration Commission (CIETAC) di [Shanghai/Beijing] untuk arbitrase, yang akan dilakukan sesuai dengan peraturannya. Putusan arbitrase bersifat final dan mengikat kedua belah pihak."
Lembaga arbitrase netral lainnya yang bagus termasuk Singapore International Arbitration Centre (SIAC) atau Hong Kong International Arbitration Centre (HKIAC).
Perbandingan Penyelesaian Sengketa
| Metode | Kecepatan | Biaya | Penegakan (Int’l) | Privasi |
|---|---|---|---|---|
| Litigasi (Pengadilan) | Sangat Lambat (Tahunan) | Sangat Tinggi | Sangat Buruk | Publik |
| Arbitrase (misal: CIETAC/SIAC) | Cepat (Bulanan) | Tinggi (tapi < Pengadilan) | Sangat Baik (Konvensi NY) | Swasta |
| Mediasi | Sangat Cepat (Harian) | Rendah | Rendah (Tidak mengikat) | Swasta |
Kesimpulan
Kontrak yang detail bukan tentang ketidakpercayaan. Ini tentang kejelasan. Klausul-klausul ini menciptakan hubungan profesional yang jelas. Ini melindungi Anda dan memastikan Anda mendapatkan suku cadang yang Anda bayar.
Catatan Kaki
1. Pelajari bagaimana aturan perdagangan global memfasilitasi perdagangan internasional. ↩︎
2. Panduan dalam menetapkan lembar spesifikasi untuk persyaratan manufaktur. ↩︎
3. Definisi dan pentingnya nomor suku cadang OEM dalam pengadaan industri. ↩︎
4. Sifat teknis dan manfaat baja mangan tinggi pada alat berat. ↩︎
5. Pembahasan mendalam tentang pengukuran link pitch untuk track chain ekskavator. ↩︎
6. Panduan untuk metode perlakuan panas umum pada suku cadang baja industri. ↩︎
7. Tinjauan hukum tentang apa yang merupakan pelanggaran material terhadap kontrak. ↩︎
8. Penjelasan rinci tentang standar sistem manajemen mutu ISO 9001. ↩︎
9. Dokumentasi resmi untuk Konvensi PBB tentang Kontrak Penjualan Barang Internasional. ↩︎
10. Informasi tentang Konvensi New York mengenai putusan arbitrase internasional. ↩︎