Siapakah yang menanggung biaya pengiriman untuk suku cadang undercarriage pengganti ekskavator di bawah garansi?

Satu track roller rusak. Alat berat Anda berhenti beroperasi. Anda mengajukan klaim garansi, tetapi kemudian pemasok meminta Anda untuk membayar biaya pengiriman. Ini adalah situasi frustrasi yang sering saya temui.

Selama 20 tahun saya di Dingtai, saya telah melihat semuanya. Biasanya, garansi mencakup suku cadang, tetapi tidak mencakup biaya pengiriman, kecuali jika kita secara eksplisit menuliskannya dalam kontrak. Anda harus bersiap untuk membayar biaya pengiriman kecuali pemasok Anda menyatakan sebaliknya dengan jelas.

"Biaya tersembunyi" ini menyebabkan perselisihan besar. Sebagai manajer pembelian seperti David, Anda memerlukan kejelasan sebelum membeli. Mari kita bahas pertanyaan umum yang saya dengar dari klien tentang pengiriman garansi, mulai dari yang paling mendesak.

Haruskah saya mengharapkan pemasok menanggung biaya pengiriman udara untuk suku cadang pengganti yang mendesak?

Ekskavator Anda mati, merugikan Anda $2.000 per hari. Anda butuh suku cadang itu sekarang via kargo udara. Tapi siapa yang membayar tagihan besar itu? Ini adalah masalah utama bagi banyak pembeli.

Dari pengalaman saya, hampir tidak ada garansi standar yang mencakup pengiriman cepat (kargo udara). Pemasok biasanya hanya menanggung pengiriman laut atau darat standar, jika mereka menanggung biaya pengiriman sama sekali. Jika Anda membutuhkannya cepat, Anda hampir pasti akan membayar biaya tambahan tersebut sendiri.

Kargo udara sangat mahal untuk suku cadang undercarriage (komponen kaki-kaki) yang berat. Seorang pemasok mungkin membayar $200 untuk pengiriman laut, tetapi $2.000 untuk kargo udara. Mereka tidak akan mau menyerap biaya tinggi ini.

Saya memiliki klien di AS, "David," yang menghadapi masalah persis seperti ini. Mesinnya menganggur, dan dia menuntut kami mengirimkan drive sprocket pengganti melalui udara. Kebijakan standar kami, seperti kebanyakan di China, mencakup pengiriman standar jika itu adalah cacat kualitas yang terkonfirmasi. Ini tidak mencakup urgensi.

Kami harus memberitahunya kenyataan pahit: Kami dapat mengirimkannya melalui laut (yang memakan waktu 40 hari) sesuai ketentuan garansi, atau Anda dapat membayar kargo udara untuk mendapatkannya dalam 5 hari.

Dia sangat kesal. Kami menghargai hubungan kami, jadi kami mencapai kompromi. Dia setuju untuk membayar selisih antara biaya pengiriman laut standar kami dan biaya kargo udara. Ini terasa adil bagi kedua belah pihak.

Mengapa Pemasok Enggan Membayar Kargo Udara

Ada alasan jelas mengapa pemasok seperti saya enggan membayar pengiriman udara darurat:

• Biaya Tinggi: Biaya kargo udara dapat dengan mudah menghapus seluruh margin keuntungan dari penjualan asli.
• Preseden Buruk: Jika kami melakukannya untuk satu klien, kami harus melakukannya untuk semua. Ini menjadi praktik bisnis ¹ yang tidak berkelanjutan.
• Kompleksitas Logistik: Kargo udara untuk komponen industri yang berat dan besar memerlukan penanganan dan dokumen khusus ², yang merupakan layanan ekstra.

Opsi Anda untuk Suku Cadang Mendesak

Saat mesin Anda mati, Anda memiliki beberapa opsi:

1. Bayar biaya penuh: Jika biaya downtime Anda lebih tinggi daripada kargo udara, secara logika bisnis ³ masuk akal untuk membayarnya saja.
2. Negosiasikan selisihnya: Inilah yang saya lakukan dengan David. Minta pemasok menanggung biaya pengiriman "standar" mereka, dan Anda membayar sisanya.
3. Gunakan forwarder Anda sendiri: Terkadang, mitra logistik Anda sendiri bisa memberi Anda tarif yang lebih baik ⁴ daripada pemasok.

Saya juga memperingatkan klien saya tentang penggantian biaya (reimbursement). Beberapa pemasok mungkin mengatakan mereka akan "menanggungnya", tetapi maksudnya Anda membayar di muka, dan mereka akan mengganti uang Anda 30-60 hari kemudian. Ini benar-benar dapat mengganggu arus kas (cash flow) ⁵ Anda. Selalu tanya: "Apakah Anda membayar perusahaan pengiriman secara langsung, atau saya harus membayar dan menunggu penggantian?"

Perbandingan Kargo Udara vs. Pengiriman Laut (Contoh Biaya)

Fitur	Pengiriman Laut Standar	Kargo Udara Cepat
Contoh Biaya (Roller 100kg)	$150	$1.200
Waktu Transit (China ke Indonesia)	15-25 Hari	3-5 Hari
Siapa yang Biasanya Membayar (Garansi)	Pemasok (jika dicakup) atau Pembeli	Pembeli (atau Pembeli membayar selisihnya)
Terbaik Untuk	Pesanan stok, penggantian tidak mendesak	Darurat, situasi downtime tinggi

Bisakah saya menegosiasikan poin ini dan menyatakannya dengan jelas dalam perjanjian pasokan?

Anda lelah berdebat tentang biaya pengiriman setelah suku cadang rusak. Anda merasa terjebak oleh ketentuan garansi yang samar. Ada cara sederhana untuk menghindari pertengkaran ini setiap saat.

Tentu saja. Sebagai produsen, saya ingin Anda menegosiasikan hal ini. Anda harus mendapatkan syarat pengiriman yang ditentukan ⁶ dalam Perjanjian Pembelian (Purchase Agreement) atau kontrak pasokan. Jika tidak tertulis, maka itu dianggap tidak ada. Ini melindungi kita berdua dari perselisihan di kemudian hari.

Ini adalah hal terpenting yang dapat Anda lakukan. Pembeli yang baik seperti David Miller tahu bahwa fase kontrak adalah tempat Anda menghasilkan uang dan menyelamatkan diri dari sakit kepala di masa depan.

Saya ingat seorang pelanggan baru dari Amerika Selatan. Kami mengirimkan suku cadangnya, dan satu track chain mengalami cacat. Dia menelepon saya, sangat marah, menuntut kami membayar kargo udara sebesar $1.000. Saya memeriksa kontrak kami. Di sana hanya tertulis kami akan "menyediakan suku cadang pengganti." Tidak ada penyebutan tentang pengiriman.

Kami berdebat selama seminggu. Kami akhirnya setuju untuk membagi biaya 50/50, hanya untuk menjaga hubungan. Tapi saya belajar satu pelajaran: Saya sekarang bersikeras kami memperjelas hal ini dengan semua klien baru.

Syarat Pengiriman Utama yang Harus Ditentukan dalam Kontrak

Saat Anda menyusun perjanjian, jadilah spesifik.

• 1. Tanggung Jawab Freight (Inbound): Siapa yang membayar untuk mengirim suku cadang yang cacat kembali ke pabrik untuk diperiksa? (Seringkali, ini menjadi biaya pembeli).
• 2. Tanggung Jawab Freight (Outbound): Siapa yang membayar untuk mengirim suku cadang pengganti baru kepada Anda?
• 3. Metode Pengiriman: Apakah garansi hanya mencakup "pengiriman darat/laut standar"? Jika demikian, nyatakan dengan jelas bahwa "biaya kargo cepat atau udara adalah tanggung jawab pembeli."
• 4. Lokasi (Incoterms): Ini adalah jebakan besar. Apakah "bebas biaya kirim" berarti FOB (Free on Board) Shanghai, di mana pemasok hanya membayar sampai pelabuhan China? Atau berarti DAP (Delivered at Place), di mana mereka membayar sampai suku cadang tiba di gudang Anda (tetapi Anda membayar bea cukai)?

Saya pernah mendapati klien salah mengira CIF (Cost, Insurance, Freight) sebagai DDP. Dia terkejut saat mendapat tagihan bea masuk dan angkutan truk lokal. Dia berkata, "Tapi Anda bilang akan membayar ongkos kirimnya!" Saya harus menjelaskan bahwa CIF hanya mencakup ongkos kirim ke pelabuhan negaranya. Dia harus membayar semuanya setelah itu.

Tidak Semua Pemasok Sama

Kebijakan sangat bervariasi. Saya telah melihat beberapa merek besar menawarkan pengiriman garansi DDP ⁷ untuk distributor terbaik mereka. Itu adalah bagian dari harga premium mereka. Namun pabrik lain hanya akan menanggung pengiriman domestik (misalnya, ke pelabuhan di China). Sebagai pembeli internasional, kebijakan itu tidak berguna bagi Anda. Anda harus bertanya: "Apa kebijakan Anda untuk pengiriman garansi internasional?"

Incoterms Umum untuk Suku Cadang Garansi

Incoterm	Pemasok Membayar	Pembeli Membayar	Catatan Saya (Linda)
EXW (Ex Works)	Tidak ada. Suku cadang di pintu pabrik.	Semua pengiriman, bea cukai, dan risiko.	Jangan pernah terima ini untuk garansi.
FOB (Free on Board)	Sampai ke pelabuhan asal (misal: Shanghai).	Kargo laut, asuransi, bea cukai, transportasi lokal.	Sangat umum, tapi Anda tetap bayar banyak.
CIF (Cost, Ins., Freight)	FOB + Kargo laut dan asuransi.	Bea masuk, biaya pelabuhan, transportasi lokal.	Ini adalah jebakan "biaya tersembunyi".
DAP (Delivered at Place)	Pengiriman sampai alamat Anda.	Semua bea masuk dan pajak.	Ini jauh lebih baik.
DDP (Delivered Duty Paid)	Semuanya. Suku cadang tiba di pintu Anda.	Tidak ada.	Ini yang terbaik bagi Anda, tapi jarang.

Apakah penting siapa yang bersalah atas kerusakan suku cadang asli?

Track roller Anda pecah. Pemasok mengatakan operator Anda menyalahgunakan mesin, dan garansi hangus. Anda terjebak dengan tagihan tersebut. Bagaimana Anda membuktikan bahwa itu adalah kesalahan mereka?

Ya, kesalahan adalah segalanya. Jika kegagalan disebabkan oleh cacat produksi ⁸, garansi kami mencakupnya. Tetapi jika itu karena pemasangan yang tidak tepat, perawatan yang buruk, atau penyalahgunaan, garansi dianggap batal. Perbedaan ini menentukan siapa yang membayar suku cadang dan pengirimannya.

Ini adalah perselisihan yang paling umum dan sulit dalam bisnis kami. Sebagai produsen, kami (Dingtai) memiliki kontrol kualitas yang ketat ⁹ (ISO9001, inspeksi 100%). Kami menjamin produk kami. Namun kami juga tahu bahwa suku cadang undercarriage hidup di lingkungan yang ganas.

Saya punya kasus yang tidak akan pernah saya lupakan. Seorang klien pertambangan di Australia mengatakan roller kami rusak dini. Dia menuntut 20 roller baru plus kargo udara. Dia sangat marah. Insinyur kami meminta foto. Kami melihat roller tersebut tertutup beton kering dan lumpur. Seal telah rusak karena material abrasif tidak dibersihkan.

Bagaimana Kami Menentukan Kesalahan (Proses Inspeksi)

Saat Anda mengklaim adanya cacat, kami (pemasok) hampir selalu akan meminta:

1. Foto yang Jelas: Kami perlu melihat titik kerusakan, nomor suku cadang, dan komponen di sekitarnya.
2. Kondisi Pengoperasian: Material apa yang digali mesin? Bagaimana lingkungannya (lumpur, batu, pasir)?
3. Log Perawatan: Kapan undercarriage terakhir dibersihkan atau diperiksa?
4. Pengembalian Suku Cadang: Untuk klaim serius, kami akan meminta Anda mengirimkan suku cadang tersebut kembali ke lab kami di China (seringkali dengan biaya awal Anda) untuk analisis metalurgi lengkap.

Klien saya di Australia bersikeras bahwa itu adalah kualitas kami. Saya bersikeras itu adalah perawatannya. Kami menemui jalan buntu. Dia berkata, "Saya tidak akan membayar untuk mengirim 20 roller rusak ke China hanya untuk Anda menyalahkan saya!"

Saya menyarankan kompromi: "Gunakan lab pengujian independen lokal untuk menganalisis kerusakan tersebut." Dia melakukannya. Laporan lab keluar: "Kegagalan seal karena tumpukan material abrasif yang ekstrem." Ini membuktikan itu adalah masalah operasional, bukan cacat produksi. Klaim garansi ditolak. Dia tidak senang, tetapi dia menghormati bahwa kami menggunakan pihak ketiga untuk membuktikannya.

Terkadang, "kesalahan" itu kecil, tetapi suku cadangnya besar. Saya pernah melihat pemasok yang akan mengganti baut kecil yang rusak dan membayar kargo udara karena murah. Tetapi ketika track shoe seberat 300kg rusak, mereka melawan keras, karena biaya pengirimannya sangat besar. Ini tidak adil, tapi memang terjadi. Cacat tetaplah cacat, terlepas dari ukurannya.

Alasan Umum Klaim Garansi Ditolak

• Pemasangan yang Tidak Tepat: Menggunakan alat yang salah, torsi yang tidak sesuai.
• Kurangnya Perawatan: Tidak membersihkan track, tidak memeriksa tegangan (tension).
• Salah Penggunaan: Menggunakan mesin standar di tambang batu yang sangat berat.
• Kecelakaan atau Penyalahgunaan: Kesalahan operator, menabrak rintangan.

Kesalahan Menentukan Tanggung Jawab

Skenario	Siapa yang Bersalah?	Siapa Bayar Suku Cadang?	Siapa Bayar Pengiriman?
Cacat Produksi	Pemasok (Dingtai)	Pemasok	Sesuai kontrak (Dapat dinegosiasi)
Kesalahan Pemasangan	Pembeli / Mekanik	Pembeli	Pembeli
Perawatan Tidak Tepat	Pembeli / Operator	Pembeli	Pembeli
Kerusakan Pengiriman	Perusahaan Pengiriman	Perusahaan Pengiriman (Asuransi)	Perusahaan Pengiriman (Asuransi)

Bagaimana dengan bea masuk dan pajak untuk suku cadang pengganti?

Suku cadang pengganti "gratis" Anda tiba. Kemudian Anda mendapat tagihan dari bea cukai untuk bea masuk dan pajak sebesar 25%. Ini adalah kejutan buruk yang sering dilupakan oleh pembeli, bahkan yang berpengalaman sekalipun.

Kecuali Anda menegosiasikan persyaratan DDP (Delivered Duty Paid), Anda (pembeli) hampir selalu bertanggung jawab atas semua bea masuk dan pajak impor. Sebagai pemasok, saya tidak dapat mengontrol atau membayar pajak lokal di negara Anda. Biaya ini terpisah dari "freight" (ongkos kirim).

Ini adalah jebakan "kilometer terakhir". Saya telah melihat ini terjadi berkali-kali. Kami setuju untuk mengirimkan suku cadang garansi. Kami membayar CIF (Cost, Insurance, Freight) sampai pelabuhan tujuan. Bagian kesepakatan kami selesai.

Lalu saya menerima telepon marah dari klien. "Linda, suku cadangnya tertahan di pelabuhan! DHL meminta $500 untuk bea masuk impor!"

Saya harus menjelaskan dengan lembut bahwa freight (yang saya bayar) dan duties/pajak (yang ditagih pemerintahnya) adalah dua hal yang berbeda. Bea masuk, PPN, atau tarif ¹⁰ ditetapkan oleh negara pembeli. Kami, sebagai eksportir China, tidak memiliki cara legal untuk membayarnya.

Cara Menangani Impor Suku Cadang Garansi

Anda tidak berdaya. Berikut cara menangani situasi ini dengan benar.

• 1. Periksa Incoterm Anda: Ini semua kembali ke kontrak. Jika kontrak Anda tertulis CIF atau DAP, Anda membayar bea masuk. Jika tertulis DDP, pemasok yang membayar. (DDP sangat jarang untuk suku cadang garansi).
• 2. Gunakan Kode "Garansi/Perbaikan": Banyak negara memiliki deklarasi bea cukai khusus untuk barang garansi atau perbaikan. Terkadang Anda bisa mengimpornya dengan tarif bea masuk 0%.
• 3. Bicaralah dengan Broker Anda: Anda (pembeli) harus berbicara dengan broker bea cukai Anda tentang hal ini sebelum suku cadang dikirim. Anda akan memerlukan dokumen dari pemasok (saya) yang menyatakan bahwa ini adalah pengiriman "No Commercial Value (NCV)" untuk tujuan garansi.
• 4. Faktur "No Commercial Value": Kami (pemasok) harus membuat Faktur Komersial untuk bea cukai. Kami tidak bisa mencantumkan $0. Kami akan mencantumkan nilai sebenarnya (misal, "$1.500") tetapi menambahkan pernyataan: "NO COMMERCIAL VALUE. REPLACEMENT PART SUPPLIED FREE OF CHARGE UNDER WARRANTY." Ini memberi tahu bea cukai mengapa Anda tidak membayar kami, tetapi mereka mungkin tetap akan mengenakan bea masuk berdasarkan nilai barang tersebut ($1.500) kecuali Anda mengajukan pembebasan (lihat poin 2).

Jangan terjebak oleh hal ini. Saat pemasok Anda setuju untuk mengirim suku cadang garansi, ajukan pertanyaan tepat ini: "Nilai berapa yang akan Anda deklarasikan di faktur, dan bisakah Anda menandainya sebagai ‘no commercial value warranty replacement’?" Kemudian, segera hubungi broker bea cukai Anda.

Kesimpulan

Dalam hal pengiriman garansi, kejelasan adalah segalanya. Jangan berasumsi apa pun. Dapatkan setiap detail tentang ongkos kirim, kesalahan, dan pajak dalam kontrak Anda sebelum Anda menandatangani pesanan.

Catatan Kaki

1. Jelajahi prinsip-prinsip praktik bisnis berkelanjutan dan viabilitas jangka panjangnya. ↩︎
2. Panduan persyaratan pengiriman internasional untuk penanganan khusus dan dokumen. ↩︎
3. Pelajari cara menghitung logika bisnis antara membayar kargo udara cepat versus waktu henti mesin. ↩︎
4. Strategi untuk mendapatkan tarif pengiriman yang lebih baik melalui mitra logistik yang berdedikasi. ↩︎
5. Memahami bagaimana pembayaran besar yang tidak terduga seperti kargo udara berdampak pada arus kas perusahaan. ↩︎
6. Penjelasan rinci tentang syarat pengiriman penting yang harus didefinisikan dalam kontrak pengadaan. ↩︎
7. Panduan komprehensif untuk Incoterms Delivered Duty Paid (DDP) untuk pengiriman garansi dan premium. ↩︎
8. Analisis penyebab umum dan definisi cacat produksi pada suku cadang alat berat. ↩︎
9. Standar dan persyaratan sistem kontrol kualitas yang ketat seperti ISO9001 dalam manufaktur. ↩︎
10. Tinjauan tentang bea masuk global, PPN, dan tarif pada barang komersial dan suku cadang pengganti. ↩︎