Memastikan kontrak Anda secara jelas membahas cara menangani masalah kualitas pada suku cadang undercarriage untuk ekskavator yang ditemukan setelah pengiriman sangat penting untuk melindungi kepentingan Anda. Klausul-klausul ini memberikan panduan untuk menyelesaikan masalah dengan cepat dan efektif.
Sertakan ketentuan komprehensif yang merinci tanggung jawab, prosedur, dan jadwal untuk mengelola klaim kualitas secara efektif.
Berapa jangka waktu bagi saya untuk memeriksa barang dan melaporkan cacat?
Jangka waktu yang didefinisikan dengan jelas mendorong pemeriksaan tepat waktu dan pemrosesan klaim.
Biasanya, berikan periode 30 hingga 90 hari setelah pengiriman untuk pemeriksaan dan pelaporan cacat, menyeimbangkan evaluasi menyeluruh dengan komunikasi yang cepat.
Rincian jangka waktu
- Jendela Pemeriksaan: Tentukan waktu yang wajar untuk pemeriksaan 1. Sementara 30 hari umum, 90 hari mungkin lebih tepat untuk suku cadang yang perlu disimpan sebelum digunakan.
- Batas Waktu Pelaporan Cacat: Nyatakan dengan jelas bahwa pemberitahuan tertulis harus dikirimkan dalam jangka waktu ini.
- Klausul Cacat Laten 2: Tambahkan klausul terpisah untuk cacat yang tidak dapat ditemukan melalui pemeriksaan awal yang wajar (misalnya, cacat metalurgi internal) yang muncul setelah pemasangan, dengan memperpanjang periode pelaporan untuk isu-isu spesifik tersebut, sering kali mengaitkannya dengan masa garansi.
Rekomendasi redaksi kontrak
| Klausul | Spesifikasi | Tindakan |
|---|---|---|
| Periode Pemeriksaan | 30 hingga 90 hari | Evaluasi secara menyeluruh |
| Batas Waktu Pelaporan | Dalam periode pemeriksaan | Beri pemberitahuan segera |
Bukti seperti apa (foto, video, laporan) yang perlu saya sediakan untuk mengajukan klaim?
Bukti yang kuat mendukung klaim cacat dan mempermudah penyelesaian.
Sertakan daftar dokumen yang diperlukan seperti deskripsi terperinci, bukti fotografis 3, video yang menunjukkan kegagalan komponen (jika berlaku), dan laporan analisis pihak ketiga 4 yang relevan.
Persyaratan bukti
- Foto dan Video: Ambil gambar dan rekaman yang jelas dari cacat, nomor komponen, dan kode batch.
- Deskripsi Tertulis: Sediakan laporan terperinci tentang kegagalan, kondisi operasi, dan jam penggunaan.
- Laporan Ahli: Pertahankan hak untuk menggunakan inspeksi pihak ketiga guna memvalidasi klaim yang kompleks atau disengketakan.
Pedoman dokumentasi
| Jenis Bukti | Detail yang Dibutuhkan | Tujuan |
|---|---|---|
| Foto/Video | Kejelasan, banyak sudut, nomor komponen | Bukti visual |
| Laporan | Analisis terperinci, jam operasional | Mendukung klaim garansi 5 |
Haruskah kontrak menyebutkan apakah mereka akan mengganti, mengembalikan dana, atau memperbaiki suku cadang cacat?
Tentukan opsi penyelesaian untuk suku cadang cacat di dalam kontrak.
Perjelas apakah pemasok harus mengganti, mengembalikan dana, atau memperbaiki suku cadang, termasuk kewenangan pengambilan keputusan dan tenggat waktu tindakan. Ini merupakan bagian kunci dari remedi kontrak B2B 6.
Rincian penyelesaian
- Opsi yang Disediakan: Jelaskan dengan jelas semua kemungkinan remedi (Perbaikan, Penggantian, Pengembalian Dana/Kredit).
- Kewenangan dan Keputusan: Sebagai pembeli, Anda sebaiknya menegosiasikan agar Anda memiliki pilihan remedi, bukan menyerahkannya pada kebijakan pemasok.
- Linimasa Implementasi: Cantumkan tenggat waktu (misalnya, "Pemasok harus mengirim suku cadang pengganti dalam 15 hari kerja setelah persetujuan klaim").
Contoh redaksi
“Pemasok, atas kebijakan pembeli, akan memperbaiki, mengganti, atau memberikan kredit/pengembalian dana penuh untuk suku cadang cacat dalam 30 hari sejak validasi klaim.”
Siapa yang bertanggung jawab atas biaya pengiriman terkait pengembalian atau penggantian suku cadang?
Mengalokasikan tanggung jawab biaya pengiriman mencegah perselisihan setelah masalah pascapengiriman.
Tentukan dalam kontrak bahwa pemasok menanggung semua biaya pengiriman untuk barang cacat 7, termasuk pengembalian suku cadang cacat dan pengiriman penggantinya.
Klausul alokasi biaya
- Pengembalian Suku Cadang Cacat: Pemasok bertanggung jawab atas semua biaya angkut (misalnya, melalui DDP – Delivered Duty Paid 8) untuk mengembalikan suku cadang yang terbukti cacat.
- Pengiriman Pengganti: Pemasok menanggung semua biaya pengiriman suku cadang pengganti ke lokasi pembeli.
- Biaya Inspeksi: Nyatakan bahwa jika barang ternyata tidak sesuai, biaya inspeksi wajar milik pembeli 9 dapat ditagihkan kepada penjual.
Ringkasan syarat pengiriman
| Item | Tanggung Jawab | Cakupan Biaya |
|---|---|---|
| Pengembalian | Pemasok | Seluruh biaya logistik |
| Penggantian | Pemasok | Semua biaya angkut & bea |
Kesimpulan
Dengan merinci ketentuan kontrak utama, termasuk jadwal pemeriksaan, persyaratan bukti, jalur penyelesaian, dan tanggung jawab biaya pengiriman, Anda melindungi operasi Anda dan memastikan penanganan masalah kualitas untuk suku cadang undercarriage ekskavator secara efisien. Ini menciptakan mekanisme penyelesaian sengketa 10 yang jelas sebelum masalah muncul.
Catatan kaki
1. Pahami ‘Hak Pembeli untuk Memeriksa Barang’ menurut UCC. ↩︎
2. Pelajari penanganan kontraktual atas cacat laten dalam manufaktur. ↩︎
3. Pentingnya bukti fotografis dalam mendokumentasikan klaim kualitas. ↩︎
4. Menggunakan laporan inspeksi pihak ketiga untuk memvalidasi klaim cacat. ↩︎
5. Remedi hukum atas pelanggaran garansi dalam transaksi B2B. ↩︎
6. Panduan remedi umum untuk pelanggaran kontrak dalam perjanjian B2B. ↩︎
7. Mengalokasikan tanggung jawab biaya pengiriman retur B2B dalam kontrak. ↩︎
8. Penjelasan Incoterms 2020, termasuk DDP (Delivered Duty Paid). ↩︎
9. Pemulihan biaya inspeksi untuk barang tidak sesuai. ↩︎
10. Praktik terbaik dalam merancang klausul penyelesaian sengketa dalam kontrak pemasok. ↩︎